фото показано с : rup.ee

Документы подтверждают предпринятые действия, а также являются основой для планирования новой деятельности и принятия решений. Поэтому необходимо документы хранить так, чтобы их можно было использовать в будущем.

Не все составляемые документы одинаково важны. Для учета ресурса, подлежащего сохранению, целесообразно как можно раньше решить, какие документы представляют ценность для организации в долгосрочной перспективе, а какие можно уничтожить быстрее. При этом необходимо соблюдать сроки хранения, вытекающие из законов или других правовых актов.

В настоящее время подавляющее большинство документов являются электронными. Это означает, что их нельзя увидеть, потрогать и поместить в папку для хранения, как бумажные документы. По сути, электронный документ – это поток[JL1] байтов на носителе данных, и для получения изображения, читаемого человеческим глазом, необходимо умело использовать соответствующее аппаратное и программное обеспечение. Мы не видим, как файл создается, сохраняется и уничтожается. Важно отметить, что файл и документ – это не одно и то же. Электронный документ состоит из файла(-ов), но не каждый файл является документом и не всегда входит в состав какого-либо документа.

Особенности электронного документа

Каждый файл сохраняется в каком-либо формате файлов. Формат файла – это способ (соглашение) упорядочения и структурирования данных в файле, чтобы компьютер смог их прочитать и представить пользователю с помощью определенного программного обеспечения. Мы,а часто и компьютер,по расширению файла можем определить, в каком формате файл и какое программное обеспечение может его открыть. Таким образом, открытие цифрового документа всегда зависит от программного обеспечения через формат файла.

Электронный документ не привязан к какому-либо одному информационному носителю, его можно хранить на разных физических носителях[JL2]. Электронный документ можно легко скопировать и повторно сохранить на другом информационном носителе без изменения самого документа или его содержимого. Например, один и тот же протокол может находиться в информационной системе управления документами, на внешнем жестком диске или на USB-накопителе. Однако существует риск искажения информации во время записи, например, из-за ошибок в записывающем устройстве.

Угрозы для сохранности

Долговременное хранение электронных документов сопряжено с целым рядом рисков, например, физические факторы риска: пожар, наводнение, землетрясение и т. д. , а также неподходящие условия, например, чрезмерная влажность, неподходящая температура, радиация.

Аппаратура устаревает и выходит из строя. В ходе быстрого технологического развития создаются новые версии или совершенно новые аппаратные конфигурации, программное обеспечение, форматы файлов, методы использования и передачи, которые постоянно усовершенствуются и устаревают. Старые носители информации несовместимы с новыми и могут стать нечитаемыми, поскольку на новых устройствах нет считывателей для старых носителей. Например, в современные компьютеры уже нельзя вставить дискету.

Может возникнуть ситуация, когда отсутствуют драйверы, распознающие информационные носители предыдущих поколений, или отсутствует соответствующее программное обеспечение, управляющее информационными носителями предыдущих поколений. Например, обычному пользователю может быть сложно открыть файл WorkPerfect с помощью современного программного обеспечения. При переходе на новые версии программного обеспечения в файлах могут быть утеряны, например, рисунки, графики, или при выводе на экран они могут находиться в новом (неправильном) месте, или файлы вообще не открываются.

Документы можно перевести из одного формата файла в другой[JL3]. Вероятно, многие из нас сталкивались с тем, что иногда в ходе конвертирования внешний вид или «поведение» документа изменялись. В худшем случае документ может быть поврежден или может значительно увеличиться размер файла. При архивации считаем важным, чтобы при изменении формата сохранились именно основные свойства документа. Это нужно для того, чтобы документ был надежным и пригодным для использования в будущем, а также чтобы с течением времени его содержание и целостность не изменились и дизайн оставался прежним. Важно сохранить связь с организацией, составившей документ, и с другими документами.

К основным свойствам документа относятся:

подлинность (аутентичность), сохранение которой можно обеспечить технически (электронно-цифровая подпись, электронная печать, контрольная сумма), процедурно (правила, документирование);

неизменяемость и неизменность, обеспечиваемые целенаправленным сбором данных об использовании, данных системных журналов и прочих метаданных;

содержание, целостность, качество, технические потери можно контролировать с помощью контрольной суммы, содержательная ценность сохраняется за счет миграции;

удобство использования (юзабилити). Хорошо, если местонахождение документа известно и его можно быстро найти, а его содержание приемлемо и понятно для человеческого восприятия;

поведение документа, оформление. Например, зависит ли удобство использования текстового документа от визуального оформления текста или нет;

контекст, внутренняя и внешняя структура, обеспечиваемые корректными метаданными и идентификаторами;

ценность. Это фундаментальное свойство, оно образуется как сумма прочих перечисленных свойств.

Пользователь тоже может быть источником риска. Человеческие ошибки, возникающие вследствие преднамеренных действий (кража, уничтожение) или случайно, например, из-за неумелого использования ИТ-приложений, могут привести к неверным результатам, изменению данных или даже к их уничтожению. Например, одной из причин того, почему файл не открывается, может быть расширение файла, случайно измененное пользователем, что приводит к тому, что программное обеспечение не распознает расширение файла или пытается открыть файл с помощью другой программы.

Носители данныхи форматы

Срок службы информационных носителей неизбежно ограничен. Для обеспечения сохранности данных целесообразно перевести их с носителей с низкой надежностью хранения, таких как дискета, флэш-накопитель, DVD, компакт-диск, на информационные носители с высокой надежностью хранения, такие как жесткий диск, облако, офисный сервер.

Для управления документами рекомендуется использовать поддерживаемое программное обеспечение и форматы файлов с большой пользовательской базой и открытым исходным кодом. Чем меньше различных[JL4] форматов используется в организации, тем более надежно эти файлы будут открываться в будущем. Список рекомендуемых Национальным архивом подходящих архивных файловых форматов можно найти в приложении к Правилам архивирования.

При создании файлов рекомендуется интегрировать в файл используемые текстовые шрифты, в противном случае файл может стать нечитаемым.

Файлы следует хранить в незашифрованном виде, так как без соответствующего[JL5] ключа информация будет недоступна. Например, для расшифровки документов требуется ID-карта, однако в случае замены ID-карты открыть ранее зашифрованные документы с помощью новой ID-карты будет невозможно.

Следует избегать свойства, которые трудноподдаются рендерингу (визуализации), и ставить ссылки на внешние файлы, так как они могут устареть или быть повреждены во время архивирования. Внедренные объекты, внешние файлы и прочие приложения, прилагающиеся к документу, рекомендуется создавать отдельными файлами (в рекомендуемых архивных форматах).

Обычно для архивирования рекомендуется конвертировать файлы в общий формат PDF/A, однако в случае долгосрочного хранения есть риск, что в будущем не обязательно вся информация будет выводиться на экран в запланированном автором виде, например, оформление заголовков, содержания и т. д. , а также могут быть утеряны прозрачные фоны рисунковили функциональность и формулы табличных форматов. Вместо общего формата PDF/A рекомендуется использовать подформат PDF/A-2, который основан на более новом формате и имеет ряд дополнительных функций. Лучше всего, если автор преобразует формат документа сразу после его создания, а не позже при его вводе в систему документов.

Стоит подумать об удобстве использования созданных файлов в будущем и при необходимости принять решение о хранении файлов в том формате, в каком они были созданы, например docx, xlsx, odt, ods, pptx.

При выборе форматов также целесообразно учитывать функциональную совместимость (интероперабельность). С партнером по сотрудничеству следует договориться об использовании определенного формата файла, который все пользователи могут легко открыть и при необходимости изменить.

Цифровая подпись

Следующие рекомендации относятся к созданию новых файлов цифровой подписи, при архивировании невозможно переупорядочить файловые структуры в уже созданном или полученном конверте подписанных цифровой подписью файлов. Подписываемые файлы должны быть в форматах файлов, подходящих для архивирования.

Многие законы предусматривают проставление подписи для обеспечения доказательной силы, и необходимо соблюдать это требование. Если организация может сама решать, то главным принципом цифровой подписи является «чем меньше, тем лучше», то есть следует избегать излишнего цифрового подписывания. Например, при использовании системы управления документами будет достаточно, если внутриорганизационные документы согласовываются в системе, и в качестве доказательства остается журнал метаданных операций.

Если документ должны согласовать несколько лиц и каждое последующее согласующее лицо может добавить в комплект новые файлы, то разные согласования/подписи действуют в отношении разных файлов. Важно четко различать, к каким файлам какие подписи относятся и какова иерархия подписей.

Следует избегать создания таких конвертов цифровой подписи, в которых файл цифровой подписи находится внутри файла цифровой подписи. Если один и тот же документ согласовывают последовательно несколько лиц, то рекомендуется добавлять каждую новую подпись к первой подписи в существующем файле подписи, а не создавать новый конверт цифровой подписи для добавления новой подписи.

Следует также избегать ненужного сжатия, неразумно преобразовать файлы в ZIP-файл, особенно один-два файла, а затем подписывать их цифровой подписью. Исключением являются файлы, разделенные в папки, если важно сохранить структуру папок, поскольку DigiDoc не поддерживает подписывание папок. .

Подробнее читайте на rup.ee ...

107 +