фото показано с : rup.ee

Неоплаченные счета – это, безусловно, неприятная тема, и если такие счета накапливаются, это может стать небезопасным для бесперебойного функционирования коммерческой деятельности. Взыскание по счетам требует дополнительной работы и расходов: работодатель платит заработную плату своим работниками и за время, потраченное на взыскание по счетам.

Осмелюсь утверждать, что для многих людей напоминание о задолженности является стрессовым фактором, а у кого из нас стресса и без этого не хватает? Что же делать, чтобы должников было как можно меньше? 

Проверяйте подноготную клиента

Независимо от того, продает ли предприятие товары или услуги, важно оценить, возможна ли передача товара или услуги клиенту с максимальной гарантией того, что клиент оплатит это в оговоренный срок после получения. Надо подумать, можно и в каком размере просить предоплату за работу. Предприятие должно оценить свою чувствительность к рискам, то есть готово ли оно потерять определенную сумму? Даже если имеется желание получить нового клиента, не стоит позволять клиенту завлекать себя красивыми речами.

Информацию о платежеспособности эстонского предприятия можно получить при помощи:

коммерческого регистра (задолженность по налогам),

сайтов о кредитоспособности предприятий,

поисковых систем Google и тому подобных,

опроса друзей.

Если клиентами предприятия являются также иностранцы, то проверка подноготной еще важнее, так как в случае возникновения задолженности заполучить представителей иностранных предприятий намного сложнее, если вообще возможно. Также получение долга от иностранного клиента значительно сложнее, так как невозможно воспользоваться, например, нашим очень эффективным ускоренном производством по платежному поручению.

Заключайте корректные договоры

Следует заключать такие договоры, которые вас реально защитят, для чего лучше всего заказать составление договора у юриста или дать уже имеющийся договор просмотреть юристу. В договоре, в числе прочего, должны быть приведены обязанности и ответственность обеих сторон, оговоренные услуги, цены услуг, условия оплаты.

По поводу неоплаченных счетов легко возникают споры, и в таком случае корректноподписанный договор с заказчиком будет неоспоримым основанием в случае, если клиент, например, будет утверждать, что определенная услуга была слишком дорогой, или требовать что-то, о чем на самом деле договоренности не было.

Лимит

Обязательно следует установить лимит на стоимость товара или услуги передаваемых клиенту на основании счета без предоплаты, чтобы не принимать на себя излишний риск. Лимит всегда можно индивидуально увеличить, если клиент уже знаком и его платежное поведение было хорошим.

Срок оплаты

Предлагайте незнакомому клиенту по возможности короткий срок оплаты, тогда, как клиент соблюдает сроки, выяснится быстрее. Это не всегда удается в случае больших международных предприятий, которые могут потребовать, например, 90-дневного срока оплаты, но такие предприятия и не являются обычно типичными должниками.

Регулярно отслеживайте поступление платежей

Бухгалтер или иное лицо на предприятии отвечает за отслеживание поступлений по счетам и информирует руководство предприятия, отдел продаж или иное назначенное лицо о наличии задолженностей. Мне встречались ситуации, когда бухгалтер следит только за тем, чтобы данные счета «Расчеты с клиентами» совпали с показателями баланса, а на то, что счета не оплачиваются месяцами, не обращает внимания.

Не позволяйте задолженностям накапливаться

Рекомендуется установить на предприятии очень конкретные правила того, кому можно услугу/товар продавать на условиях оплаты после оказания/передачи на основании выставленного счета, и заботиться о том, чтобы работники были ознакомлены с правилами. Так продавец не должен продавать товар предприятию, у которого уже имеется  задолженность. Этого можно избежать, если у продавца имеется информация о поступлении предыдущих счетов и ясные правила в отношении новой продажи в случае наличия у клиента неоплаченного в срок счета.

Также важно постоянно следить за поступлениями оплаты услуг. Если оказывается ежемесячная постоянная услуга, например, услуга по бухгалтерскому обслуживанию, то было бы также хорошо установить на предприятии правила, сколько может быть у клиента неоплаченных счетов до того, как предоставление услуги приостанавливается.

При разработке правил следует учитывать сроки оплаты

Например, если предприятие выставляет за оказанные в мае услуги счет 31 мая и срок оплаты счета составляет 14 дней, то в случае, если клиент оставляет счет неоплаченным, то ситуация к концу июня такова, что работа сделана за два месяца, а оплата до сих пор не получена. Следует ли приостановить оказание услуги уже здесь или ждать еще 1-2 месяца? Это должно решить предприятие.

Общайтесь с клиентами

Причины возникновения неоплаченных счетов могут быть разными. У некоторых клиентов реальные платежные трудности, некоторые не заботятся о своевременной оплате счетов, некоторые не получают счет по техническим причинам и т. д. Поэтому полезным будет послать напоминание о неоплаченном счете, а если ответ не будет получен, то не стоит очень долго ждать, перед тем как позвонить. Во-первых, звонок лучше помогает возникновению у клиента чувства вины, чем посылка мейла, который можно легко игнорировать, во-вторых, можно будет с большой вероятностью узнать реальную причину того, почему счет остался неоплаченным.

Если у клиента финансовые проблемы, то ясно, что снисходительность со своей стороны следует ограничить и принять решение, стоит ли вообще в данный момент продолжать оказание услуги. Иногда у клиента могут возникнуть вопросы по счету, которые он сам не хотел задавать, но и не хотел оплачивать до получения ясности, то по телефону можно это разъяснить намного проще.

Бывает также такой тип клиентов, которые сначала обещают без проблем оплатить счет, но затем, после неоднократных напоминаний и обещаний, начинают выискивать поводы, чтобы не платить. Если у клиента имеется реальная претензия к счету, то он, вероятнее всего, даст об этом знать сразу после получения счета, а не тогда, когда уже несколько раз обещал счет оплатить. Если клиент поступает таким злонамеренным образом, то здесь опять надо принять решение, стоит ли и как продолжать с ним сотрудничество, чтобы обе стороны были этим довольны.  

Чтобы клиент не исчез

В случае оказания бухгалтерских услуг можно, например, ограничить доступ задолжавшего клиента к бухгалтерской программе, задержать представление годового отчета, не давать должнику бухгалтерские отчеты, с которыми он сможет пойти к другому продавцу услуг и оставить неоплаченными счета предыдущего бухгалтера. Обо всем этом, естественно, следует поставить клиента в известность. Проинформировать следует и своих работников. Если руководство предприятия решает приостановить сотрудничество с клиентом из-за долгов, но не информирует об этом бухгалтера, то клиент сможет обратиться к бухгалтеру и получить от него необходимую документацию и исчезнуть на все четыре стороны.

Подробнее читайте на rup.ee ...

57 +